Για το λόγο αυτό, στο σημερινό άρθρο θα δούμε:
- Τι είναι η διαχείριση προσωπικού;
- Τι περιλαμβάνει η διαχείριση προσωπικού;
- Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση προσωπικού;
- 5 tips για να βελτιώσετε τη διαχείριση προσωπικού στην επιχείρησή σας.
Ας ξεκινήσουμε με τον ορισμό.
Τι Είναι η Διαχείριση Προσωπικού;
Διαχείριση προσωπικού ή Human Resources Management (HR Management) είναι το σύνολο των πράξεων που αφορούν την πρόσληψη, ενσωμάτωση, συνθήκες εργασίας, αλλά και προσωπική κατάσταση των υπαλλήλων μέσα στο εργασιακό περιβάλλον μιας εταιρείας.
Στις μεγαλύτερες επιχειρήσεις είθισται τη διαχείριση του προσωπικού να αναλαμβάνει ένας ειδικός HR ή μία ομάδα ειδικών HR. Αντιθέτως, στις μικρές ή μεσαίες το ρόλο αυτό μπορεί να πάρει και ο εργοδότης ή κάποιο άλλο μέλος με παράλληλες διαφορετικές αρμοδιότητες.
Και στις δύο περιπτώσεις, όμως, η διαχείριση προσωπικού εμφανίζεται ως ανάγκη από την πρώτη στιγμή που ο εργοδότης αποφασίζει να εντάξει υπαλλήλους στην επιχειρηματική δομή.
Προκειμένου να διαπιστώσουμε γιατί συμβαίνει αυτό, ας δούμε τι ακριβώς περιλαμβάνει η διαχείριση προσωπικού.
Τι Περιλαμβάνει η Διαχείριση Προσωπικού;
Όπως αναφέραμε και στην αρχή, η διαχείριση προσωπικού αποτελεί μια σύνθετη έννοια με πολλά “συστατικά”. Μπορούμε, όμως, να τα ομαδοποιήσουμε στις εξής κατηγορίες.
Πρόσληψη: Η διαχείριση προσωπικού ξεκινάει, μόλις ξεκινήσει και η διαδικασία εύρεσης υπαλλήλων. Περιλαμβάνει τον καθορισμό του ρόλου στον οποίο θα μπει ο νέος υπαλληλων, των αρμοδιοτήτων του, των αποδοχών, όπως επίσης και των κριτηρίων με τα οποία θα επιλεχθεί. Μετά το στάδιο αυτό, ακολουθεί η ανάρτηση της αγγελίας, η αξιολόγηση των αιτήσεων, η πραγματοποίηση συνεντεύξεων και, τέλος, η επιλογή του κατάλληλου υποψηφίου.
Εκπαίδευση: Με την είσοδό του στην εταιρεία, είναι σημαντικό ο νέος υπάλληλος να εκπαιδευτεί στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης ή στη χρήση τυχόν εργαλείων. Η εκπαίδευση αυτή θα πρέπει να προβλέπεται, μάλιστα, σε κάθε στάδιο που οι αρμοδιότητες του υπαλλήλου μεταβάλλονται.
Παροχές: Καθ’ όλη τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης, οι εργοδότες θα πρέπει να είναι ξεκάθαροι απέναντι στο προσωπικό ως προς τις παροχές που προβλέπονται
για κάθε θέση εργασίας. Στις παροχές περιλαμβάνονται οι γενικές αποδοχές, τα bonus, τυχόν ιδιωτική ασφάλιση, κουπόνια, επιπλέον ημέρες άδειας, κλπ.
Επικοινωνία: Εδώ, αναφερόμαστε στην οριζόντια, αλλά και κάθετη επικοινωνία. Δηλαδή, η διαχείριση προσωπικού αφορά τόσο στην επικοινωνία μεταξύ των ομοιόβαθμων μελών της εταιρείας όσο και στην επικοινωνία μεταξύ των ιεραρχικών βαθμίδων (π.χ. εργοδότη-εργαζόμενου, προϊστάμενου-υφιστάμενου).
Ασφάλεια: Η ασφάλεια στο περιβάλλον εργασίας περιλαμβάνει τη σωματική, αλλά και την ψυχολογική ασφάλεια των εργαζομένων. Αφενός, ο χώρος εργασίας θα πρέπει να πληροί τις κατάλληλες προϋποθέσεις, ώστε να αποφεύγονται τραυματισμοί των υπαλλήλων. Αφετέρου, οι γενικές συνθήκες λειτουργίας της επιχείρησης θα πρέπει να ρυθμίζονται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να εγγυώνται την ψυχολογική και συναισθηματική ευεξία τους.
Εταιρική κουλτούρα: Τέλος, εξίσου σημαντικό “συστατικό” της διαχείρισης προσωπικού είναι και η διάδοση της εταιρικής κουλτούρας. Οι αξίες, οι στόχοι και το όραμα της επιχείρησης θα πρέπει να κοινοποιούνται στους εργαζομένους. Έτσι, το κάθε νέο μέλος μπορεί να γνωρίζει κατά πόσο μπορεί να συμβαδίσει με τους ρυθμούς και τη νοοτροπία αυτής.
Κλείνοντας και με αυτό, είδαμε όλους τους παράγοντες που συνιστούν τη διαχείριση προσωπικού.
Κατανοώντας, λοιπόν, και το περιεχόμενο διαχείρισης προσωπικού, μπορούμε να προχωρήσουμε στο καίριο ερώτημα: γιατί είναι η διαχείριση προσωπικού σημαντική.
Γιατί Είναι Σημαντική η Διαχείριση Προσωπικού;
Αρχικά, με την ορθή διαχείριση προσωπικού βελτιώνεται η εμπειρία των υπαλλήλων στο εργασιακό περιβάλλον.
Η φροντίδα για την ασφάλεια του προσωπικού, η πλήρης ενημέρωση για τις παροχές και τους όρους εργασίας και η κατάλληλη εκπαίδευση δημιουργεί στους υπαλλήλους μία ξεκάθαρη εικόνα για τις συνθήκες εργασίας. Έτσι, μειώνεται το αίσθημα ανασφάλειας στο χώρο εργασίας και οι πιθανότητες αιφνιδιασμού τους από πιθανές αλλαγές.
Αυτό βοηθά, όπως είναι λογικό, και την ουσιαστική ενσωμάτωση των υπαλλήλων στην ομάδα της επιχείρησης. Εδώ, συμβάλλει και η διάδοση της εταιρικής κουλτούρας, καθώς εντάσσει κάθε εργαζόμενο στο όραμα και την επιθυμητή πορεία της εταιρείας.
Τα παραπάνω διευκολύνουν την καθημερινότητα των εργαζομένων και δημιουργούν ένα συνολικό θετικό κλίμα στο περιβάλλον εργασίας, με αποτέλεσμα να αυξάνεται η αποδοτικότητα της ομάδας της επιχείρησης σε σταθερή βάση.
Για όλους τους παραπάνω λόγους, είναι σημαντικό μια εταιρεία να φροντίσει για την ορθή διαχείριση του προσωπικού της.
Στο κομμάτι αυτό, αναφέρουμε 5 χρήσιμες συμβουλές για τη διαχείριση προσωπικού που μπορεί να ακολουθήσει οποιαδήποτε επιχείρηση.
5 Tips για να Βελτιώσετε τη Διαχείριση Προσωπικού στην Επιχείρησή σας
Τα παρακάτω tips αφορούν τόσο τον τρόπο οργάνωσης των θεμάτων προσωπικού όσο και την ενσωμάτωση σχετικών εργαλείων.
Τρόπος #1: Χρήση ψηφιακών μέσων επικοινωνίας
Η χρήση ψηφιακών μέσων επικοινωνίας ενισχύει την αμεσότητα των συνεννοήσεων στην επιχείρηση και δημιουργεί ένα αίσθημα κοινότητας μεταξύ των υπαλλήλων.
Είναι σημαντικό τα μέσα ενδοεταιρικής επικοινωνίας να διαφοροποιούνται από αυτά που χρησιμοποιούνται στην προσωπική καθημερινότητα των χρηστών (π.χ. Messenger), ώστε να μην συγχέεται η επαγγελματική επικοινωνία με την προσωπική.
Για παράδειγμα, το Slack και το ClickUp είναι εργαλεία που χρησιμοποιούνται σχεδόν αποκλειστικά για την οργάνωση της επικοινωνίας μεταξύ συναδέλφων.
Παράλληλα, το GFI KerioConnect συνδυάζει πλατφόρμα instant messaging με υπηρεσίες διαχείρισης επαγγελματικών emails και κοινού ημερολογίου.
Τρόπος #2: Ενσωμάτωση λογισμικών απομακρυσμένης συνεργασίας
Δεύτερη κατηγορία χρήσιμων εργαλείων αποτελούν τα λογισμικά απομακρυσμένης πρόσβασης και συνεργασίας.
Τα λογισμικά αυτά συνήθως παρέχουν τη δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων, πραγματοποίησης κλήσεων και απομακρυσμένου συντονισμού εργασιών μέσω online classrooms, whiteboards, κλπ.
Το πιο γνωστό εργαλείο απομακρυσμένης συνεργασίας αποτελεί ομολογουμένως το TeamViewer. Το TeamViewer προσφέρει υπηρεσίες classroom με βιντεοκλήση, chat, online whiteboard και δυνατότητες δημιουργίας quizzes ή εγγράφων ταυτόχρονης επεξεργασίας.
Δεύτερο στη σειρά έρχεται το AnyDesk. Κατά παρόμοιο τρόπο, το AnyDesk ενσωματώνει live chat, whiteboard, ενώ επιτρέπει σε έναν χρήστη να προσκαλέσει άλλους, για να συμμετάσχουν σε μία συνεργατική περίοδο λειτουργίας της συσκευής.
Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε πώς να επιλέξετε την κατάλληλη πλατφόρμα remote access & collaboration, δείτε εδώ.
Τρόπος #3: Διοργάνωση επιμορφωτικών προγραμμάτων
Εξίσου σημαντική για την ορθή διαχείριση προσωπικού είναι και η διοργάνωση εκπαιδευτικών προγραμμάτων.
Τα προγράμματα αυτά θα πρέπει να αποσκοπούν στην απόκτηση δεξιοτήτων που θα αποβούν χρήσιμες στην εργασιακή καθημερινότητα του προσωπικού και θα βοηθήσουν την προσαρμογή τους στο περιβάλλον της επιχείρησης.
Τέτοιες δεξιότητες μπορεί να είναι τόσο hard skills όσο και soft skills.
Για παράδειγμα, για τα hard skills θα μπορούσαν να προβλεφθούν σεμινάρια τεχνολογικής εκπαίδευσης, επιμόρφωσης σε ψηφιακές δεξιότητες ή στη χρήση ειδικών εργαλείων, κ.α.
Από την άλλη, τα προγράμματα soft skills μπορούν να αφορούν δεξιότητες διαπροσωπικής επικοινωνίας, μεθόδων συνεργασίας, ανταπόκρισης σε καταστάσεις επαγγελματικών κρίσεων, κλπ.
Τρόπος #4: Προγραμματισμός τακτικών αξιολογήσεων
Συγχρόνως, είναι απαραίτητο για κάθε επιχείρηση να πραγματοποιεί συνεδρίες αξιολόγησης με κάθε υπάλληλο προσωπικά και σε τακτική βάση.
Αυτό επιτρέπει στην επιχείρηση να επιβραβεύσει τις προσπάθειες του εργαζομένου ή/και να επισημάνει σημεία, τα οποία τυχόν χρειάζονται βελτίωση.
Με τη σειρά του, ο εργαζόμενος έχει την ευκαιρία να μοιραστεί πιθανούς προβληματισμούς του σε σχέση με το χώρο εργασίας και να υποβάλλει αιτήματα όσον αφορά το ρόλο του στο χώρο αυτό.
Έτσι, δημιουργείται ένας δίαυλος υγιούς επικοινωνίας εργοδότη-εργαζομένου και βελτιώνεται η μεταξύ τους συνεργασία.
Τρόπος #5: Συνεργασία με ειδικούς σε εργασιακά και μισθοδοτικά ζητήματα
Τέλος, η διαχείριση προσωπικού αφορά και ζητήματα συνθηκών εργασίας, όπως είναι το ωράριο, οι άδειες, η καταβολή αποδοχών, κλπ.
Στο κομμάτι αυτό, η καλύτερη λύση είναι η συνεργασία με επαγγελματίες εξειδικευμένους στη διαχείριση εργασιακών και μισθοδοτικών ζητημάτων (π.χ. outsourced HR managers ή λογιστές). Οι ειδικοί αυτοί αναλαμβάνουν την επίβλεψη του χρόνου απασχόλησης ενός εργαζομένου στην επιχείρηση, τον υπολογισμό αδειών, την έγκαιρη καταβολή αποδοχών, την οργάνωση θεμάτων λοιπών παροχών, κ.ά.
Έτσι, αποφεύγονται τυχόν λάθη ή αβλεψίες που μπορεί να προκύψουν, όταν ο εργοδότης ή άλλο μέλος (μη ειδικός) της επιχείρησης καλείται να διαχειριστεί τα ζητήματα αυτά για μεγάλο αριθμό υπαλλήλων.
Σε κάθε περίπτωση, οι επιχειρήσεις είναι ελεύθερες να επιλέξουν τις μεθόδους με τις οποίες επιθυμούν να οργανώσουν τη διαχείριση του προσωπικού τους, αναλόγως των αναγκών και χαρακτηριστικών τους.
Ολοκληρώνοντας, λοιπόν, με αυτή την επισήμανση, ας κάνουμε μια σύνοψη των όσων είπαμε.
Συνοψίζοντας
Συνολικά, είδαμε τι είναι η διαχείριση προσωπικού, ποιο το περιεχόμενο και η σημασία της, αλλά και 5 tips για τη βελτίωσή της.
Στους τρόπους βελτίωσης, διαπιστώσαμε και τη χρησιμότητα που μπορεί να έχει η ενσωμάτωση ψηφιακών και τεχνολογικών εργαλείων στην καθημερινότητα μιας επιχείρησης.
Για το λόγο αυτό, η Orthology λειτουργεί ως διανομέας υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας
