Στο πλαίσιο αυτό, στρέφονται και στην ενίσχυση των ενδοεταιρικών επικοινωνιών τους – κάτι το οποίο εμφανίζει αποδεδειγμένα θετικά αποτελέσματα στην εργασιακή εμπειρία και απόδοση των υπαλλήλων.
Για το λόγο αυτό, στο σημερινό άρθρο θα δούμε μαζί:
– Τι είναι η ενδοεταιρική επικοινωνία;
– Τα πλεονεκτήματα της ενδοεταιρικής επικοινωνίας και
– 4 εργαλεία για να ενισχύσετε την ενδοεταιρική επικοινωνία σας.
Ας ξεκινήσουμε, λοιπόν, με τα βασικά.
Τι Είναι η Ενδοεταιρική Επικοινωνία;
Εσωτερική ή ενδοεταιρική επικοινωνία είναι το σύνολο των τηλεπικοινωνιών που χρησιμοποιούνται μεταξύ των μελών μιας επιχείρησης, των θυγατρικών της ή των υποκαταστημάτων της.
Σκοπό ενός οργανωμένου συστήματος ενδοεταιρικής επικοινωνίας αποτελούν η διευκόλυνση της συνεργασίας μεταξύ των μελών της επιχείρησης και η οργάνωση των μεθόδων ενημέρωσης από ομάδα σε ομάδα, από τμήμα σε τμήμα ή από ιεραρχικό επίπεδο σε άλλο.
Για να κατανοήσουμε καλύτερα περί τίνος πρόκειται, αξίζει να δούμε και πώς επηρεάζει ένα σύστημα ενδοεταιρικής επικοινωνίας την καθημερινότητα της επιχείρησης.
5 Πλεονεκτήματα Ενδοεταιρικής Επικοινωνίας
Τα πλεονεκτήματα, λοιπόν, που φέρνει η ενδοεταιρική επικοινωνία σε μία επιχείρηση είναι τα εξής.
1) Συμμόρφωση προς την επιχειρηματική στρατηγική
Όπως προαναφέραμε, η ενδοεταιρική επικοινωνία διευκολύνει την κοινοποίηση ενημερώσεων από τη μία ιεραρχική βαθμίδα στην άλλη. Μέσω αυτών, τα ανώτερα στελέχη μεταδίδουν αμεσότερα το όραμα της επιχείρησης, όπως επίσης και τους κανονισμούς και διαδικασίες που την αφορούν.
Έτσι, τα μέλη γνωρίζουν πληρέστερα την επιχειρηματική στρατηγική, ώστε να μπορούν να προσαρμόσουν τον τρόπο εργασίας τους σε αυτή.
2) Ενίσχυση εμπιστοσύνης & συνεργασίας
Ακόμη, η συμμετοχή όλων των ιεραρχικών βαθμίδων σε ένα κοινό σύστημα ενδοεταιρικής επικοινωνίας ενισχύει το κλίμα εμπιστοσύνης μεταξύ αυτών και εξυπηρετεί την εσωτερική διαφάνεια της επιχείρησης.
Ως αποτέλεσμα, το κάθε μέλος της επιχείρησης “κερδίζει” σε αξιοπιστία απέναντι στα υπόλοιπα, ώστε να βελτιώνεται και η συνεργασία μεταξύ τους.
3) Καλύτερη διαχείριση κρίσεων
Παράλληλα, η αμεσότητα της ενδοεταιρικής επικοινωνίας και η συνεπακόλουθη ενίσχυση της συνεργασίας μεταξύ των μελών της επιχείρησης συμβάλλουν στο συντονισμό των εργασιών τους.
Κάτι τέτοιο αποδεικνύεται ιδιαίτερα αποτελεσματικό σε καταστάσεις κρίσεων, όπου οι εργαζόμενοι καλούνται να δράσουν ταχύτερα, αλλά και οργανωμένα για την αντιμετώπισή τους.
4) Αύξηση αποδοτικότητας
Όπως είναι λογικό, όλα τα παραπάνω πλεονεκτήματα της ενδοεταιρικής επικοινωνίας οδηγούν στην αύξηση της αποδοτικότητας των υπαλλήλων.
Η εξοικείωση με τη στρατηγική της εταιρείας, η βελτίωση της εμπιστοσύνης μεταξύ των μελών και η από κοινού δυνατότητα ανταπόκρισης ακόμη και στις δυσκολότερες καταστάσεις χτίζουν ενισχύουν τη δυναμική τόσο των επιμέρους ομάδων υπαλλήλων αλλά της συνολικής δομής ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης.
5) Μείωση κινδύνων ασφαλείας
Τέλος, η ενδοεταιρική επικοινωνία επιταχύνει την αποστολή ενημερώσεων για τυχόν ζητήματα κυβερνοασφάλειας που έχουν προκύψει στην επιχείρηση, ώστε το κάθε μέλος να αποφεύγει επί τόπου τις ενέργειες που ενδέχεται να διευρύνουν το πρόβλημα.
Διαπιστώνοντας, λοιπόν, ότι η ενδοεταιρική επικοινωνία μπορεί να επωφελήσει σημαντικά μια επιχείρηση, ας προχωρήσουμε σε ορισμένα εργαλεία με τα οποία μπορείτε να την ενισχύσετε.
4 Εργαλεία για να Ενισχύσετε την Ενδοεταιρική Επικοινωνία Σας
Αναλόγως των αναγκών της, η κάθε επιχείρηση μπορεί να επιλέξει ένα ή περισσότερα εργαλεία ΤΠΕ, προκειμένου να ενισχύσει το σύστημα ενδοεταιρικής επικοινωνίας της.
1) Intranet
Συχνά, οι επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό εργαζομένων επιλέγουν τη δημιουργία ενός intranet, δηλαδή ενός εσωτερικού δικτύου ενημέρωσης και παρακολούθησης των εταιρικών διαδικασιών από όλους τους υπαλλήλους.
Ένα intranet λειτουργεί ως διαδικτυακή πλατφόρμα, στην οποία η κάθε επιχείρηση μπορεί να ενσωματώσει εταιρικό ημερολόγιο, newsletter, chat, στατιστικά, κ.ά. αναλόγως των προτιμήσεών της.
Έτσι, οι υπάλληλοι μπορούν να κάνουν χρήση ενός πολυεργαλείου εσωτερικής επικοινωνίας και να ενημερώνονται από κοινού και ανά πάσα στιγμή για οποιοδήποτε εσωτερικό ζήτημα.
2) Προγράμματα οργάνωσης email
Καθώς, όμως, η δημιουργία intranet μπορεί να αποδειχθεί πολυέξοδη και κοπιώδης, οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν επιμέρους εργαλεία ενδοεταιρικής επικοινωνίας, όπως είναι τα εργαλεία οργάνωσης email.
Εδώ δεν αρκεί η χρήση απλώς ενός παρόχου email, όπως είναι το Gmail, το Outlook, κ.ο.κ., αλλά ένα εξειδικευμένο πρόγραμμα που θα τηρεί αρχείο emails και θα διευκολύνει την αποστολή τους, εξασφαλίζοντας την ασφάλεια των αποστολέων.
Για παράδειγμα, το GFI Archiver αρχειοθετεί τα emails απο αποστέλλονται από και προς τις διευθύνσεις των μελών μιας επιχείρησης, ώστε οι χρήστες να μπορούν να ανατρέξουν και να απαντήσουν σε αυτά ανά πάσα στιγμή.
Αυτό ισχύει και για τα emails τα οποία έχουν διαγραφεί από τις συσκευές του δικτύου, ανεξαρτήτως του παρόχου email.
Ως ένα ακόμη εργαλείο διαχείρισης email, το MDaemon προστατεύει τα μέλη της επιχειρήσεις από spam, ιούς και επιθέσεις phishing, ενώ κρυπτογραφεί όλα τα μεταβιβαζόμενα emails και τα επισυναπτόμενα σε αυτά αρχεία.
3) Συστήματα αποστολής μηνυμάτων
Παράλληλα, μία επιχείρηση μπορεί να επιλέξει ένα κοινό σύστημα απευθείας αποστολής μηνυμάτων (direct messaging), με σκοπό την αμεσότητα στη συνεργασία των μελών της ή τη διευκόλυνση της κοινωνικοποίησής τους.
Ενδεικτικά, το GFI KerioConnect αποτελεί ένα πρόγραμμα ενδοεταιρικής επικοινωνίας περιλαμβάνει πλατφόρμα instant messaging για τα συνδεδεμένα μέλη, αλλά και διαχείρισης email.
Οι πλατφόρμες αυτές μπορούν να συγχρονιστούν με το ημερολόγιο που βρίσκεται ενσωματωμένο στο GFI KerioConnect και στο οποίο έχουν πρόσβαση τα μέλη της επιχείρησης.
Μάλιστα, το πρόγραμμα αυτό μπορεί να εγκατασταθεί τόσο σε υπολογιστές (Windows ή macOS) όσο και σε κινητά τηλέφωνα και tablet (Android ή iOS).
4) Εφαρμογές διαχείρισης εργασιών
Τέλος, στην ενίσχυση της ενδοεταιρικής επικοινωνίας οδηγεί και η ενσωμάτωση εφαρμογών διαχείρισης εργασιών στο δίκτυο της επιχείρησης.
Σε αυτές, οι υπάλληλοι μπορούν να σημειώνουν τις εκτελεσθείσες ή εκκρεμείς εργασίες, να τις κοινοποιούν στα μέλη της ομάδας και να παρακολουθούν την εξέλιξή τους. Συχνά, οι εφαρμογές αυτές συνδυάζονται με κάποιο εργαλείο direct messaging και ημερολογίου για τον καλύτερο συντονισμό των εργασιών.
Έτσι και το GFI KerioConnect – που είδαμε παραπάνω – συνδυάζει τις υπηρεσίες instant messaging με δυνατότητες προγραμματισμού και διαχείρισης tasks, σημειώσεων και αρχείων εντός αυτού.
Με Λίγα Λόγια
Συνολικά, συμπεραίνουμε ότι η οργάνωση ενός συστήματος ενδοεταιρικής επικοινωνίας συμβάλλει αδιαμφισβήτητα στην καλύτερη λειτουργία μιας επιχείρησης. Ωστόσο, η επιλογή κατάλληλων εργαλείων ενδοεταιρικής επικοινωνίας προϋποθέτει ορθή ενημέρωση και εκτίμηση των αναγκών της κάθε εταιρείας.
Εάν, λοιπόν, επιθυμείτε καθοδήγηση ως προς το ποιες μέθοδοι και εργαλεία ενδοεταιρικής επικοινωνίας προσαρμόζονται καλύτερα στις δικές σας ανάγκες, δεν έχετε παρά να επικοινωνήσετε μαζί μας, προκειμένου να γνωρίσετε τις καλύτερες δυνατές λύσεις!