Βέβαια, όπως και σε κάθε άλλη χρήση τεχνολογικών ή διαδικτυακών εργαλείων, έτσι και εδώ, τα μέλη θα πρέπει να φροντίσουν ώστε να προστατευτούν από ενδεχόμενες κυβερνοαπειλές.

Στο σημερινό άρθρο, θα δούμε, λοιπόν,

– Τι είναι το επαγγελματικό email,

– Γιατί οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν επαγγελματικό email και

– Πώς να προστατέψετε το επαγγελματικό email σας.

Ας ξεκινήσουμε.

Τι Είναι το Επαγγελματικό Email;

Το επαγγελματικό email αποτελεί έναν τρόπο οργάνωσης της επικοινωνίας των μελών μιας επιχείρησης μέσω email.

Αυτό πραγματοποιείται μέσω της εξατομίκευσης της διεύθυνσης email για κάθε εταιρεία και τους υπαλλήλους της ξεχωριστά. Δηλαδή, αντί μετά το “@” να ακολουθείται το domain name του παρόχου υπηρεσιών email (π.χ. @gmail.com, @yahoo.com, @outlook.com, κλπ.) ακολουθεί το domain name της ίδιας της εταιρείας.

Π.χ. το email ενός υπαλλήλου παίρνει τη μορφή “[employeename]@[company].com”. Μπορεί, επίσης, να περιλαμβάνει και το ρόλο του στην επιχείρηση και να διαμορφώνεται, για παράδειγμα, ως “[employeename].ceo@[company].com.

Η δημιουργία και διαγραφή επαγγελματικού email με τη χρήση του domain name της εταιρείας ελέγχεται συγκεντρωτικά, χωρίς αυτό να σημαίνει, βέβαια, ότι επιτρέπεται πρόσβαση στα emails των μελών ανά πάσα στιγμή.

Και επειδή η ως άνω διαδικασία δημιουργία εξατομικευμένων emails φαίνεται πιο δύσκολη από την απλή χρήση προσωπικών emails, ας δούμε ποιοι λόγοι παρακινούν τις επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν σύστημα επαγγελματικών emails.

Γιατί οι Επιχειρήσεις Χρησιμοποιούν Επαγγελματικό Email

Οι λόγοι για τους οποίους η κάθε επιχείρηση επιλέγει τη χρήση επαγγελματικού email είναι καταρχάς υποκειμενικοί. Ωστόσο, οι παρακάτω παράγοντες αποτελούν τα πιο συνήθη πλεονεκτήματα που τις οδηγούν στην τελική απόφαση.

Οργάνωση επαγγελματικών επικοινωνιών: Όλοι γνωρίζουμε την ευκολία με την οποία “γεμίζει” ο φάκελος εισερχομένων και τις αυξημένες πιθανότητες ορισμένα emails να χαθούν μέσα σε αυτόν.

Η χρήση επαγγελματικού email, λοιπόν, επιτρέπει την τοποθέτηση όλων των επαγγελματικών επικοινωνιών – μεταξύ των μελών ή με πελάτες – σε έναν κοινό χώρο, όπου δεν περιπλέκονται με άλλα emails προσωπικού, εμπορικού ή προωθητικού περιεχομένου και διευκολύνεται η ανεύρεσή τους.

Ενίσχυση αξιοπιστίας: Παράλληλα, η τοποθέτηση του domain name της εταιρείας μετά το όνομα, ενισχύει την πεποίθηση ότι πρόκειται για ένα έμπιστο και έγκυρο μέλος της εταιρείας, ώστε άλλοι συνάδελφοι ή πελάτες να ανταποκρίνονται αμεσότερα στο απεσταλμένο email.

Αναγνωρισιμότητα επωνυμίας: Με την επαναποστολή, μάλιστα, emails με ορατό το domain name της εταιρείας, η επωνυμία της εταιρείας εντυπώνεται ταχύτερα στη μνήμη του πελάτη, κάτι που λειτουργεί ως ανεπαίσθητη μορφή προώθησης της εταιρείας.

Διευκόλυνση πελατών: Τέλος, οι περισσότεροι πελάτες αδυνατούν να θυμηθούν το όνομα όλων των υπαλλήλων μιας επιχείρησης με τους οποίους ήρθαν σε επαφή μέσω email, ώστε να ανευρεθούν παλαιότερα emails προς απάντηση.

Εάν γνωρίζουν, όμως, ότι χρησιμοποιείται επαγγελματικό email με την επωνυμία της εταιρείας, τότε αρκεί η αναζήτηση της επωνυμίας στους φακέλους του email, προκειμένου να περιορίσουν το φάσμα της αναζήτησης και να εντοπίσουν ευκολότερα τους αποστολείς-υπαλλήλους με τους οποίους επιθυμούν να επικοινωνήσουν.

Βέβαια, για να μπορέσει μια επιχείρηση να επωφεληθεί από τα παραπάνω πλεονεκτήματα, απαιτείται η χρήση επαγγελματικού email να πραγματοποιείται απρόσκοπτα και ασφαλώς. Για αυτό, ας προχωρήσουμε σε 5 τρόπους με τους οποίους μπορείτε να προστατέψετε τα επαγγελματικά emails σας.

Πώς να Προστατέψετε το Επαγγελματικό Email σας

Εννοείται ότι η κάθε μέθοδος προστασίας των επαγγελματικών emails σας θα πρέπει να προσαρμόζεται στις ανάγκες και το σκοπό χρήσης στην επιχείρησή σας.

#1: Διαχείριση κωδικών email

Βασικό προαπαιτούμενο για την κυβερνοασφάλεια των emails σας είναι η ορθή διαχείριση κωδικών email.

Ειδικά λογισμικά, όπως το Devolutions Password Hub, λειτουργούν ως αποθήκη κωδικών της επιχείρησης, οι οποίοι κρυπτογραφούνται, αλλά και ως δίαυλος ασφαλούς κοινοποίησης τους. Παράλληλα, παρέχεται η δυνατότητα ενοποιημένου ελέγχου του ποιοι κωδικοί κοινοποιούνται και σε ποιους υπαλλήλους, ώστε να εξασφαλίζεται ότι δεν παρασχέθηκαν σε εξωτερικό κακόβουλο χρήστη.

#2: Κρυπτογράφηση email

Από την άλλη, εξίσου χρήσιμη μέθοδο προστασίας ενός επαγγελματικού email αποτελεί και η κρυπτογράφηση απεσταλμένων emails.

Εδώ, αξίζει να αναφέρουμε ότι ο κάθε πάροχος υπηρεσιών email περιλαμβάνει ένα πρώτο στρώμα κρυπτογράφησης emails όλων των χρηστών του. Ωστόσο, συχνά απαιτείται και η εγκατάσταση πιο εξειδικευμένων εργαλείων, προκειμένου να ενισχυθεί η ασπίδα ασφαλείας ειδικά για τους χρήστες της επιχείρησής σας.

Ενδεικτικά, ο MDaemon Email Server κρυπτογραφεί όλα τα μεταβιβαζόμενα emails μεταξύ των χρηστών και τα επισυναπτόμενα αρχεία, ενώ εντοπίζει και αναχαιτίζει πειρατικούς λογαριασμούς email και κάθε είδους phishing email.

#3: Anti-spam λογισμικά

Παράλληλα, τα spam emails αποτελούν μία από τις δημοφιλέστερες οδούς hackers για την πραγματοποίηση κυβερνοεπιθέσεων και τη διάδοση κακόβουλου λογισμικού στις συσκευές ενός δικτύου.

Και ενώ ορισμένες φορές είναι εύκολο να υποψιαστεί κανείς ένα spam email, άλλες είναι σχεδόν αδύνατον, καθώς οι επιτιθέμενοι χρησιμοποιούν βελτιωμένες μεθόδους μεταμφίεσής τους σε έμπιστους αποστολείς.

Για το λόγο αυτό, είναι απαραίτητη είναι η χρήση λογισμικών που θα προλαμβάνουν το άνοιγμα κακόβουλων emails σε κάθε περίπτωση. Ειδικά το N-able Mail Assure αντιλαμβάνεται τον κίνδυνο spam email σε πραγματικό χρόνο και εμποδίζει την εγκατάσταση των 99,99% τύπων malware που ενδέχεται να επισυνάπτονται σε αυτά.

#4: Εκπαίδευση προσωπικού

Παρόλ’ αυτά, για την ορθή υλοποίηση των παραπάνω μεθόδων και χρήση των εγκατεστημένων εργαλείων απαιτείται και η αντίστοιχη εκπαίδευση του προσωπικού σας.

Αφενός, η εκπαίδευση αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει την ενημέρωση των υπαλλήλων IT σας ως προς τις διαδικασίες και παραμετροποίηση των οποιωνδήποτε εργαλείων, μέσω hands-on προγραμμάτων επιμόρφωσης.

Αφετέρου, είναι απαραίτητο να εξασφαλίζεται η εξοικείωση των λοιπών υπαλλήλων της επιχείρησής με τα είδη κινδύνων που υφίστανται, τους τρόπους προστασίας, αλλά και τις μεθόδους λειτουργίας των εγκατεστημένων λογισμικών, ώστε να μπορούν να πραγματοποιήσουν και οι ίδιοι απλές ενέργειες σε αυτά όποτε κρίνεται αναγκαίο.

#5: Εταιρική πολιτική χρήσης email

Τέλος, αν και αφορά τις μεγαλύτερες κυρίως επιχειρήσεις, αξίζει να αναφερθούμε στη σημασία σχεδιασμού εταιρικής πολιτικής χρήσης email.

Η πολιτική αυτή μπορεί να περιλαμβάνει κάθε οδηγία από την επιχείρηση προς τους υπαλλήλους ως προς την χρήση του επαγγελματικού email που τους έχει δοθεί. Για παράδειγμα, μπορεί να ορίζεται ότι η διεύθυνση email θα χρησιμοποιείται μόνο για ενδοεταιρική επικοινωνία, ότι θα αποστέλλονται αρχεία αποκλειστικά ορισμένου τύπου, ότι το email θα μένει ενεργό μόνο στις εταιρικές συσκευές, κ.ο.κ.

Όροι σαν κι αυτούς αποσκοπούν στον περιορισμό επαφών των εργαζομένων με πιθανές εστίες κινδύνους ή κακόβουλους χρήστες που μπορεί να διακυβεύσουν την κυβερνοασφάλεια της εταιρείας.

Με Λίγα Λόγια

Κατανοούμε, λοιπόν, ότι η χρήση επαγγελματικού email διευκολύνει την εσωτερική οργάνωση της μιας εταιρείας και βελτιώνει την εμπειρία των πελατών στο πλαίσιο επικοινωνίας με αυτή. Απαιτεί, ωστόσο, την λήψη των κατάλληλων μέτρων προστασίας, προκειμένου να μπορέσει να χρησιμοποιηθεί ορθώς και ανεμπόδιστα.

Στην περίπτωση αυτή, η Orthology προσφέρει ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών που περιλαμβάνουν καθοδήγηση ως προς την εγκατάσταση εργαλείων προστασίας επαγγελματικών emails, αλλά και εκπαίδευση των υπαλλήλων σας πάνω σε αυτά.

Επομένως, εάν επιθυμείτε να γνωρίσετε την υποστήριξη που προσφέρει η Orthology, δεν έχετε παρά να επικοινωνήσετε μαζί μας, προκειμένου να λάβετε κάθε δυνατή πληροφόρηση!