Σε προσωπικό επίπεδο, η μεταφορά αρχείων μπορεί να πραγματοποιηθεί απλά, με την αποστολή email, μηνύματος social media ή μέσω bluetooth, καθώς τα αρχεία είναι συνήθως μικρού όγκου.

Σε επίπεδο επιχείρησης, ωστόσο, η διαδικασία είναι πιο σύνθετη. Ο όγκος αρχείων εμφανίζεται σημαντικά μεγαλύτερος και η μορφή τους μπορεί να είναι πιο ιδιαίτερη, ώστε η μεταφορά τους να μην υποστηρίζεται από τα παραπάνω καθημερινά εργαλεία.

Για το λόγο αυτό, στο σημερινό άρθρο θα δούμε

– Γιατί χρειάζεται ένα πρόγραμμα μεταφοράς αρχείων σε μία επιχείρηση και

– 6 εργαλεία μεταφοράς αρχείων για ιδιώτες και επιχειρήσεις.

Ας ξεκινήσουμε, λοιπόν, με το γιατί ένα εργαλείο μεταφοράς αρχείων είναι σημαντικό σε μία επιχείρηση.

Γιατί Χρειάζεται Ένα Εργαλείο Μεταφοράς Αρχείων σε Μία Επιχείρηση;

Οι λόγοι για τους οποίους ένα εργαλείο μεταφοράς αρχείων είναι απαραίτητο σε μία επιχείρηση τελούν σε άμεση συνάρτηση με τις ανάγκες της στο πλαίσιο ψηφιακού μετασχηματισμού.

Διαχείριση μεγάλου όγκου δεδομένων

Αδιαμφισβήτητα, μία επιχείρηση καλείται να διαχειριστεί δεδομένα μεγαλύτερου όγκου και πιο σύνθετων μορφών.

Όταν, λοιπόν, χρειάζεται η μεταφορά τους, οι συμβατικές μέθοδοι παρουσιάζουν σημαντικές καθυστερήσεις ή ελαττώνουν την ποιότητα των μεταφερόμενων αρχείων.

Αντιθέτως, ένα ειδικό πρόγραμμα μεταφοράς αρχείων, εγγυάται την ταχεία κοινοποίησή τους μεταξύ των χρηστών του δικτύου, διατηρώντας παράλληλα την ποιότητά τους κατά τη μεταφορά.

Ασφάλεια μεταφοράς δεδομένων

Παράλληλα, emails, μηνύματα, κ.ά. μπορούν εύκολα να παραβιαστούν από τυχόν hackers, ώστε τα αρχεία που κοινοποιήθηκαν μέσω αυτών να πέσουν στα χέρια μη εξουσιοδοτημένων χρηστών.

Κάτι τέτοιο εμφανίζεται αρκετά δυσχερέστερο στα προγράμματα μεταφοράς αρχείων, εφόσον κατά κανόνα ενσωματώνουν ειδικά πρωτόκολλα κρυπτογράφησης ή σύνθετες μεθόδους εξουσιοδότησης προς αποφυγή περιστατικών παραβίασης δεδομένων κατά τη χρήση τους.

Οργάνωση υποχρεώσεων

Συχνά, επίσης, ένα πρόγραμμα μεταφοράς αρχείων περιλαμβάνει εργαλεία συγκέντρωσης και καταγραφής των εισερχόμενων και εξερχόμενων αρχείων.

Με τον τρόπο αυτό, οι χρήστες διευκολύνονται στην ανεύρεση των αρχείων που έχουν λάβει, αλλά και στην οργάνωση ή κατηγοριοποίηση τους ανά project που τους έχει ανατεθεί.

Βελτίωση συνεργασίας υπαλλήλων

Τέλος, η συγκέντρωση απεσταλμένων αρχείων εντός ενός προγράμματος μεταφοράς δημιουργεί μία “πισίνα” αρχείων, στην οποία όλοι οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση.

Επομένως, οι εργαζόμενοι μιας επιχείρησης μπορούν να εργάζονται από κοινού σε ορισμένα αρχεία και να αντιλαμβάνονται άμεσα τις αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν από άλλους, χωρίς να απαιτούνται συνεχείς κοινοποιήσεις των αρχείων αυτών.

Έχοντας δει, λοιπόν, τα παραπάνω πλεονεκτήματα, ας προχωρήσουμε σε ορισμένα προγράμματα μεταφοράς αρχείων που μπορούν να ωφελήσουν τόσο ιδιώτες όσο και επιχειρήσεις.

6 Εργαλεία Μεταφοράς Αρχείων για Ιδιώτες και Επιχειρήσεις

Αν και υπάρχει πληθώρα διαθέσιμων εργαλείων στην αγορά, μαζί θα αναλύσουμε τα εξής έξι.

Εργαλείο #1: Google Drive

Αν και το Google Drive δεν αποτελεί στενά πρόγραμμα μεταφοράς δεδομένων, εξυπηρετεί και τη χρήση αυτή.

Ειδικότερα, οι χρήστες μπορούν να ανεβάσουν, δημιουργήσουν ή να επεξεργαστούν αρχεία στο Drive, τα οποία έπειτα έχουν την επιλογή να κοινοποιήσουν σε άλλους χρήστες (οι οποίοι διαθέτουν λογαριασμό Gmail).

Γιατί το προτείνουμε: Μάλιστα, το Google Drive προσφέρει 15GB δωρεάν χώρου ανά χρήστη.

Εργαλείο #2: WeTransfer

Συνεχίζοντας, το WeTransfer ενδείκνυται τόσο για προσωπική όσο και για εταιρική.

Εδώ, η μεταφορά αρχείων πραγματοποιείται είτε με drag and drop των αρχείων στην πλατφόρμα της ιστοσελίδας είτε μέσω χρήσης του WeTransfer app.

Εντός του προγράμματος αυτού παρέχονται διαφορετικά πακέτα, τα οποία υποστηρίζουν τη μεταφορά αρχείων μέχρι και 200GB ανά φορά.

Γιατί το προτείνουμε: Το WeTransfer προσφέρει τη δυνατότητα “κλειδώματος” και “ξεκλειδώματος” του αρχείου με τη χρήση μοναδικού “κλειδιού”, αλλά και ορισμού χρόνου λήξης της πρόσβασης στο αρχείο.

Εργαλείο #3: Send Anywhere

Κατά παρόμοιο τρόπο, το Send Anywhere επιτρέπει τη μεταφορά αρχείων μέσω της ιστοσελίδας του ή μέσω χρήσης του Send Anywhere app.

Αυτό που το διαφοροποιεί είναι ότι η πρόσβαση στο αρχείο αποκτάται μόνο με τη χρήση μοναδικού 6ψήφιου κωδικού. Κατά προεπιλογή, η πρόσβαση διατηρείται για 10 λεπτά μετά το άνοιγμα του αρχείου, αλλά ο αποστολέας μπορεί να επιλέξει και διαφορετικά.

Γιατί το προτείνουμε: Ως λήπτης των αρχείων μέσω Send Anywhere μπορεί να οριστεί τόσο χρήστης όσο και συσκευή, καθώς το πρόγραμμα αντιλαμβάνεται τις συσκευές εκείνες προς στις οποίες αποστέλλονται συχνότερα αρχεία.

Εργαλείο #4: MOVEit

Προχωρώντας σε πιο εξειδικευμένα εργαλεία, το MOVEit παρέχει δυνατότητες μεταφοράς αρχείων με δύο τρόπους: μέσω cloud και web transfer.

Έτσι, η μεταφορά μπορεί να γίνει από το cloud σε χρήστη, από χρήστη σε cloud αλλά και μεταξύ χρηστών.

Μάλιστα, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν οι ίδιοι κοινά αρχεία εντός του προγράμματος, ώστε να διευκολύνεται η ταυτόχρονη πρόσβαση.

Γιατί το προτείνουμε: Ωστόσο, το πιο αξιοσημείωτο χαρακτηριστικό του MOVEit είναι ότι επιτρέπει την παρακολούθηση των ενεργειών πρόσβασης, ώστε η κάθε εταιρία να μπορεί να διαπιστώσει τη συμμόρφωσή της απέναντι στους όρους Συμφωνιών Επιπέδου Υπηρεσιών (SLAs),  εσωτερικών κανονισμών λειτουργίας και GDPR.

Εργαλείο #5: GoAnywhere

Παρόμοιες με τις παραπάνω είναι και οι λειτουργίες του GoAnywhere.

Μέσω αυτού, επιτρέπεται η μεταφορά αρχείων όχι μόνο από χρήστη σε χρήστη, αλλά και από server σε server ή από server σε χρήστη και το αντίστροφο.

Συγχρόνως, παρέχεται η δυνατότητα παρακολούθησης των μεταφορών αρχείων που πραγματοποιήθηκαν, αλλά και προγραμματισμού μεταφορών σε μελλοντικό χρόνο.

Γιατί το προτείνουμε: Ως επιπλέον χαρακτηριστικό, το GoAnywhere αποστέλλει ειδοποιήσεις κάθε φορά που κάποια μεταφορά εκτελείται ή όταν αυτή αποτυγχάνει λόγω οποιουδήποτε προβλήματος.

Εργαλείο #6: WS_FTP Server

Τέλος, ένα ακόμη χρήσιμο εργαλείο αποτελεί ο WS_FTP Server.

Η χρήση του πραγματοποιείται μέσω εξειδικευμένης κονσόλας, η οποία λειτουργεί ως δίαυλος για τη μεταφορά αρχείων μεταξύ των χρηστών που είναι συνδεδεμένοι στο δίκτυο του server.

Μέσω της πλατφόρμας, επίσης, η κάθε μεταφορά και κίνηση μπορεί να ελεγχθεί από τον IT Manager της επιχείρησης που έχει πρόσβαση σε αυτή.

Γιατί το προτείνουμε: Ως πρόσθετο εργαλείο, ο WS_FTP Server περιλαμβάνει υπηρεσίες failover, οι οποίες λειτουργούν σαν ένα δεύτερο στάδιο ελέγχου που εξασφαλίζει ότι τα μεταφερόμενα αρχεία θα παραδοθούν στον κατάλληλο λήπτη και στην κατάλληλη κατάσταση.

Με Λίγα Λόγια

Συγκεντρωτικά, λοιπόν, είδαμε για ποιους λόγους είναι σημαντικό μια επιχείρηση να ενσωματώσει εργαλεία μεταφοράς αρχείων και ορισμένα από τα εργαλεία αυτά.

Ωστόσο, η τελική επιλογή προγράμματος, εφαρμογής ή άλλου απαιτεί ορθή εκτίμηση των παρουσών αναγκών της επιχείρησης και προσαρμογή τους στη συνολική υποδομή IT αυτής.

Εάν, επομένως, επιθυμείτε καθοδήγηση ως προς την εγκατάσταση εργαλείων μεταφοράς αρχείων – όπως είναι το MOVEit, το GoAnywhere ή ο WS_FTP Server – ή άλλα –  δεν έχετε παρά να επικοινωνήσετε μαζί μας, προκειμένου να λάβετε τις λύσεις που προσαρμόζονται στις ανάγκες σας!